长篇项目报告压缩成一页摘要,怎样保留决定结论的条件和证据?
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答:一页摘要应按读者需要作出的判断选内容,不能平均压缩各章节。先说明项目处于什么状态、已经确认什么、还有什么限制,再保留足以支撑这些判断的少量证据。细节可以回到原报告查阅,但改变结论的条件不能省掉。
例如试验仅在特定材料上取得改善,摘要应同时写明材料范围。只留下改善结果,会让读者误认为适用于全部产品。未完成的验证和需要批准的事项也应占有位置,避免整页只有亮点,负责人却看不出下一步需要决定什么。
贯文智能体辅助形成报告后,可要求摘要中的每个主要判断对应原文章节,并区分现状、解释和建议。先保证信息关系正确,再缩短句子。对于没有出现在原文中的新判断,不应因为它有助于摘要连贯就直接加入。
检查时请未参与写作的人仅阅读摘要,复述项目成果和主要限制,再与全文核对。如果复述把阶段结果当成最终成果,说明压缩损失了关键信息。必要时减少次要背景或装饰性表达,而不是挤掉适用范围;摘要应让读者更快理解原报告,不能替原报告作出更强的结论。
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